Política de Privacidade e Tratamento de Dados Pessoais

1. Apresentação

A presente Política de Privacidade e Tratamento de Dados Pessoais tem por finalidade demonstrar o compromisso da plataforma 365IA com a privacidade, segurança da informação e proteção dos dados pessoais tratados durante a utilização da plataforma.

Esta política foi elaborada em conformidade com:

• Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);
• Marco Civil da Internet – Lei nº 12.965/2014;
• Normas e boas práticas de segurança da informação;
• Princípios aplicáveis a plataformas de atendimento digital e inteligência artificial.

A utilização da plataforma implica ciência e concordância com os termos desta Política.

2. Controladora dos Dados

A plataforma 365IA é operada por:

Quando a plataforma for utilizada por empresas clientes para atendimento ao público ou operação própria, tais clientes poderão atuar como Controladores dos dados tratados em seus respectivos ambientes.

3. Definições

• Dados pessoais: informações relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável;
• Titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais;
• Tratamento: toda operação realizada com dados pessoais;
• Controlador: responsável pelas decisões referentes ao tratamento de dados;
• Operador: quem realiza o tratamento em nome do controlador;
• Usuário: pessoa que acessa ou utiliza a plataforma 365IA;
• Cliente: organização contratante da plataforma;
• IA: funcionalidades baseadas em inteligência artificial.

4. Dados Coletados

4.1 Dados cadastrais

• Nome; E-mail; Telefone; Empresa; Cargo; Usuário de acesso.

4.2 Dados de utilização

• Endereço IP; Data e hora de acesso; Logs de autenticação;
• Navegador e dispositivo utilizados; Identificadores de sessão; Histórico operacional.

4.3 Dados fornecidos em atendimentos

A plataforma poderá processar informações enviadas voluntariamente durante interações, atendimentos, conversas ou integrações realizadas pelos usuários ou clientes, incluindo: mensagens, documentos, áudios, imagens, protocolos, informações administrativas e dados pessoais eventualmente inseridos.

4.4 Dados provenientes de integrações

Dependendo da contratação, a plataforma poderá integrar-se a serviços externos como WhatsApp, APIs de terceiros, sistemas corporativos, ferramentas de CRM, plataformas governamentais e serviços de autenticação. Os dados tratados dependerão das integrações habilitadas pelo cliente.

4.5 Dados sensíveis e de crianças e adolescentes

A 365IA não direciona seus serviços a crianças e adolescentes. Recomenda-se que usuários evitem inserir dados pessoais sensíveis (saúde, biometria, origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, vida sexual ou dados genéticos), salvo quando estritamente necessário com base legal adequada. Quando dados sensíveis forem inseridos, serão aplicadas salvaguardas reforçadas compatíveis com a LGPD, incluindo criptografia e controle de acesso.

5. Finalidades do Tratamento

• Disponibilização da plataforma e autenticação de usuários;
• Atendimento automatizado e operação de assistentes virtuais;
• Execução contratual e comunicação com usuários;
• Suporte técnico e monitoramento operacional;
• Segurança da informação e registro de atividades;
• Melhoria contínua e aprimoramento de funcionalidades (usando dados agregados ou anonimizados quando aplicável);
• Cumprimento de obrigações legais e regulatórias;
• Prevenção a fraudes e incidentes de segurança.

6. Bases Legais

O tratamento de dados pessoais poderá ocorrer com fundamento nas seguintes bases legais da LGPD:

• Execução de contrato;
• Cumprimento de obrigação legal;
• Exercício regular de direitos;
• Legítimo interesse;
• Consentimento, quando aplicável;
• Proteção do crédito e segurança do titular.

7. Tratamento de Dados em Ambientes de Clientes

Quando a plataforma 365IA for utilizada por empresas, órgãos públicos ou terceiros contratantes:

• O cliente poderá atuar como Controlador dos dados;
• A 365IA poderá atuar como Operadora dos dados;
• O cliente será responsável pela legalidade dos dados inseridos;
• O cliente deverá garantir base legal adequada para o tratamento realizado.

8. Inteligência Artificial e Processamento Automatizado

A plataforma 365IA poderá utilizar tecnologias de inteligência artificial, incluindo modelos generativos próprios ou de terceiros, para viabilizar atendimento automatizado, assistentes virtuais e apoio operacional.

Importante: os conteúdos de conversas, mensagens, documentos e demais informações fornecidas durante o uso da plataforma não são utilizados para treinar modelos de IA (próprios ou de terceiros).

A plataforma não garante precisão absoluta das respostas geradas por inteligência artificial. Quando houver decisões automatizadas com potencial impacto relevante ao titular, será assegurado, quando aplicável, o direito de solicitar informações sobre os critérios utilizados e a revisão da decisão, nos termos da LGPD.

9. Compartilhamento de Dados

Os dados poderão ser compartilhados nas seguintes hipóteses:

• Prestadores de serviços tecnológicos e provedores de hospedagem;
• Serviços de autenticação e APIs autorizadas;
• Autoridades públicas mediante obrigação legal;
• Parceiros operacionais vinculados à execução contratual.

Sempre que houver compartilhamento, a 365IA adotará medidas contratuais e técnicas para proteção dos dados, incluindo compromissos de confidencialidade, cláusulas de proteção (DPA), limitações de finalidade e exigência de padrões de segurança compatíveis.

10. Transferência Internacional de Dados

Alguns serviços utilizados pela plataforma poderão processar dados fora do território brasileiro. Nesses casos, a 365IA adotará salvaguardas apropriadas para assegurar um grau de proteção adequado conforme a LGPD, tais como: cláusulas contratuais específicas, avaliação de medidas técnicas do fornecedor, mecanismos reconhecidos pela legislação, minimização de dados e criptografia.

11. Armazenamento e Retenção

Os dados serão armazenados pelo período necessário para as finalidades informadas e, de forma orientativa:

• Dados cadastrais e contratuais: durante a vigência do contrato e por até 5 anos após seu término;
• Logs e registros de acesso: mínimo de 6 meses, podendo chegar a 12 meses para segurança e auditoria;
• Conteúdos de atendimentos e mensagens: pelo período definido pelo cliente, podendo ser anonimizados ou excluídos mediante solicitação;
• Registros de suporte: por até 24 meses.

Ao final dos prazos aplicáveis, os dados serão eliminados ou anonimizados, salvo hipóteses legais de conservação.

12. Segurança da Informação

A plataforma adota medidas técnicas e administrativas compatíveis com boas práticas de segurança, incluindo:

• Controle de acesso e gestão de identidades (perfis com privilégios mínimos);
• Autenticação e mecanismos de proteção de sessão;
• Criptografia em trânsito (TLS) e, quando aplicável, em repouso;
• Registro e monitoramento de logs para rastreabilidade e detecção de incidentes;
• Segregação lógica de ambientes e controles de isolamento;
• Backups e procedimentos de continuidade/recuperação;
• Gestão de vulnerabilidades e atualização de componentes críticos.

Apesar das medidas adotadas, nenhum ambiente digital é totalmente livre de riscos.

13. Logs e Registros de Acesso

A plataforma poderá registrar logs relacionados à utilização do sistema (IP, horário, ações executadas, eventos de autenticação, informações técnicas do dispositivo), utilizados para segurança, auditoria, investigação de incidentes, cumprimento legal e prevenção a fraudes.

14. Cookies e Tecnologias Semelhantes

A plataforma poderá utilizar cookies classificados como:

• Necessários: funcionamento técnico e segurança;
• Funcionais: preferências do usuário;
• Analíticos: métricas e estatísticas.

Cookies não essenciais poderão depender de consentimento. O usuário poderá gerenciá-los nas configurações do navegador; a desativação de cookies necessários pode impactar funcionalidades.

15. Direitos dos Titulares

Nos termos da LGPD, o titular dos dados poderá solicitar:

• Confirmação do tratamento e acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação;
• Portabilidade;
• Informações sobre compartilhamento;
• Revogação de consentimento;
• Revisão de decisões automatizadas, quando aplicável.

As solicitações poderão ser encaminhadas ao canal oficial de privacidade. A 365IA responderá nos prazos previstos na LGPD, podendo solicitar validação de identidade para proteger o titular.

16. Responsabilidades dos Usuários

Os usuários comprometem-se a:

• Utilizar a plataforma de forma lícita e não inserir conteúdos ilegais;
• Não violar direitos de terceiros;
• Preservar credenciais de acesso;
• Não tentar acessar áreas restritas sem autorização;
• Não utilizar a plataforma para fraudes ou ataques.

17. Responsabilidade sobre Conteúdo Gerado por IA

As respostas geradas por inteligência artificial não substituem consultoria jurídica, médica, decisões administrativas ou parecer técnico especializado. A validação final das informações é responsabilidade do usuário.

18. Incidentes de Segurança

Em caso de incidentes de segurança que possam acarretar risco ou dano relevante aos titulares, poderão ser adotadas medidas compatíveis com a legislação aplicável, incluindo contenção do incidente, avaliação de impacto, comunicação às partes envolvidas quando necessário, e ações corretivas e preventivas.

19. Alterações desta Política

Esta Política poderá ser alterada a qualquer momento para adequações legais, evolução tecnológica ou alterações operacionais. A versão vigente será sempre disponibilizada na plataforma.

20. Contato

Dúvidas, solicitações ou questões relacionadas à privacidade e proteção de dados poderão ser encaminhadas ao Encarregado (DPO):